Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Préambule

Au Rendez-vous est un service géré québécois qui aide les commerces sur rendez-vous à réduire les rendez-vous manqués. Nous sommes basés en Mauricie et nous opérons depuis le Québec. Cette politique explique de façon claire comment nous traitons vos renseignements personnels lorsque vous visitez notre site, que vous nous écrivez, que vous devenez client, ou que vous êtes un client d'un de nos clients commerces.

Nous appliquons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25. Nous appliquons aussi la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) pour nos communications électroniques.

Nous n'utilisons aucun renseignement personnel à des fins de profilage automatisé, de prise de décision automatisée ayant des effets juridiques, ou de revente.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, nous désignons une personne responsable de la protection des renseignements personnels (« responsable RP »). Cette personne veille au respect de la présente politique et reçoit vos demandes.

• Nom : Estelle Embollo
• Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel : estelle@aurendezvous.ca

Quels renseignements personnels nous collectons

Visiteurs du site aurendezvous.ca

Nous collectons uniquement les renseignements techniques minimaux nécessaires au fonctionnement du site : adresse IP tronquée, type de navigateur, pages consultées, date et heure de la visite. Ces renseignements servent à la sécurité, au diagnostic d'erreurs et à un comptage statistique anonyme. Nous n'utilisons aucun service de mesure d'audience tiers (voir la section Témoins (cookies)).

Prospects qui nous écrivent via le formulaire de contact

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact ou que vous utilisez le calculateur d'estimation, nous collectons : prénom, nom, courriel, numéro de téléphone (si vous le fournissez), nom du commerce, secteur d'activité, et le contenu du message ou les paramètres d'estimation que vous saisissez.

Clients commerces

Lorsqu'un commerce devient client, nous collectons les renseignements nécessaires à la prestation du service : raison sociale, NEQ, adresse, coordonnées des personnes-ressources (nom, fonction, courriel, téléphone), identifiants techniques pour l'accès au système de prise de rendez-vous, et renseignements de facturation.

Clients finaux de nos clients commerces

Pour rendre le service de rappels, de confirmations et de gestion de liste d'attente, nous traitons à titre de mandataire (sous-traitant) les renseignements suivants concernant les clients finaux du commerce : prénom, nom, numéro de téléphone mobile, courriel, langue de communication, historique des rendez-vous (date, heure, type, statut), consentements et désabonnements, et toute note opérationnelle saisie par le personnel du commerce. Aucune donnée sensible au sens de la Loi 25 (santé détaillée, dossier médical complet, données financières) n'est traitée par le service, sauf accord écrit explicite et mise en place de mesures supplémentaires.

Pourquoi nous collectons ces renseignements (finalités)

• Répondre à vos demandes d'information et préparer une offre de service ;
• Conclure et exécuter une entente de service avec un commerce client ;
• Envoyer, au nom du commerce client, des rappels, confirmations, relances, demandes d'avis et autres communications transactionnelles à ses clients finaux ;
• Gérer la liste d'attente et le remplissage des créneaux libérés ;
• Produire les rapports de performance destinés au commerce client ;
• Facturer le service et tenir notre comptabilité ;
• Assurer la sécurité, la traçabilité et la qualité du service ;
• Répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées ;
• Respecter nos obligations légales.

Sur quelle base nous collectons ces renseignements

Selon le cas, notre collecte repose sur :

• Votre consentement, par exemple lorsque vous remplissez notre formulaire de contact ;
• L'exécution d'un contrat de service avec un commerce client ;
• Notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer le site, lorsque cet intérêt ne porte pas atteinte à vos droits ;
• Une obligation légale (par exemple, conservation des pièces comptables).

Lorsque nous traitons des renseignements personnels de clients finaux d'un commerce, nous agissons à titre de mandataire du commerce. Le commerce demeure la personne responsable de ces renseignements et c'est lui qui a recueilli le consentement initial auprès de ses clients.

Avec qui nous partageons ces renseignements

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais de renseignements personnels. Nous avons recours à un petit nombre de sous-traitants techniques soigneusement sélectionnés, encadrés par un contrat qui leur impose des obligations de confidentialité et de protection au moins équivalentes aux nôtres.

Nous tenons une liste à jour de nos sous-traitants. Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traiterait des renseignements personnels de clients finaux, nous en avisons le commerce client au moins trente (30) jours à l'avance, comme le prévoit notre entente de service.

Nous pouvons également divulguer des renseignements lorsque la loi nous y oblige (ordonnance d'un tribunal, demande d'une autorité compétente).

Combien de temps nous les conservons

Nous appliquons les durées de conservation suivantes, alignées sur l'article 13.4 de notre entente de service type.

Par anonymisation, nous entendons un procédé qui rend la réidentification raisonnablement impossible : suppression des identifiants directs, généralisation, hachage à sens unique avec sel non conservé.

Comment vos renseignements sont protégés

Nous prenons les mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation et la modification non autorisées :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2 minimum) sur l'ensemble du site et des connexions à nos systèmes ;
• Chiffrement au repos des bases de données contenant des renseignements personnels ;
• Authentification forte (mot de passe robuste + second facteur) pour l'ensemble du personnel ayant accès aux systèmes ;
• Principe du moindre privilège : les accès sont accordés au cas par cas, en fonction du rôle ;
• Journalisation des accès aux renseignements personnels et des opérations d'administration ;
• Sauvegardes chiffrées avec rotation de 35 jours ;
• Revue annuelle de nos sous-traitants ultérieurs ;
• Formation annuelle du personnel à la protection des renseignements personnels.

Vos droits

La Loi 25 vous reconnaît plusieurs droits sur vos renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps exercer auprès de nous les droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• Droit au retrait du consentement : retirer en tout temps votre consentement à un traitement qui en dépend ;
• Droit à la désindexation : demander que cesse la diffusion d'un renseignement ou que soit désindexé tout lien y donnant accès, lorsque les conditions de la loi sont réunies ;
• Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou demander que nous les transmettions à un tiers ;
• Droit à la cessation du traitement ou à l'effacement, lorsque les conditions de la loi sont réunies ;
• Droit d'être informé lorsqu'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé est prise à votre sujet (note : nous n'effectuons actuellement aucun traitement de ce type).

Si vous êtes un client final d'un commerce qui utilise notre service, vous pouvez exercer vos droits soit auprès du commerce (qui est la personne responsable), soit directement auprès de nous : nous transmettrons votre demande au commerce dans les cinq (5) jours ouvrables.

Comment exercer ces droits

Adressez votre demande, par écrit, à notre responsable RP, par l'un des moyens suivants :

• Par courriel à estelle@aurendezvous.ca ;
• Par la poste à l'adresse indiquée plus haut.

Pour traiter votre demande de façon sécuritaire, nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondrons dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de votre demande, conformément à la Loi 25. Notre réponse est en principe gratuite ; si la demande est manifestement abusive, des frais raisonnables pourraient s'appliquer, après vous en avoir avisé.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca.

Transferts hors Québec

Certains de nos sous-traitants techniques traitent ou stockent des renseignements personnels hors du Québec (notamment en Europe pour Brevo, et aux États-Unis ou au Canada pour Twilio et Stripe). Avant tout transfert hors Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) conforme à l'article 17 de la Loi 25, et nous mettons en place les garanties contractuelles requises avec le destinataire (clauses-types de protection, audits, engagements de notification d'incident).

Sur demande adressée à notre responsable RP, nous vous transmettons un résumé de l'évaluation applicable.

Incidents de confidentialité

Malgré nos mesures, aucun système n'est invulnérable. En cas d'incident de confidentialité (perte, divulgation ou accès non autorisé à un renseignement personnel), nous prenons immédiatement les mesures raisonnables pour en réduire le risque de préjudice et pour éviter qu'il ne se reproduise.

Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous le déclarons à la Commission d'accès à l'information du Québec et aux personnes concernées dans les meilleurs délais et au plus tard dans les soixante-douze (72) heures suivant le moment où nous en prenons connaissance. Lorsque nous agissons à titre de mandataire d'un commerce client, nous l'avisons dans le même délai afin qu'il puisse remplir ses propres obligations.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité pendant cinq (5) ans, conformément à la loi.

Témoins (cookies)

Nous prenons cette section au sérieux parce qu'elle est trop souvent traitée à la légère.

Le site aurendezvous.ca n'utilise aucun témoin (cookie) tiers de pistage : pas de Google Analytics, pas de pixel Facebook, pas de publicité comportementale, pas de bouton de réseau social qui charge un script externe.

Nous utilisons uniquement les témoins strictement nécessaires au bon fonctionnement du site :

• Témoins techniques de session, lorsque vous remplissez un formulaire, pour conserver vos saisies pendant la navigation ;
• Témoin de préférence linguistique, si applicable.

Ces témoins sont déposés sur votre appareil pour la durée de la session de navigation et sont supprimés à sa fermeture. Aucun consentement préalable n'est requis pour les témoins strictement nécessaires. Si nous introduisions un jour un témoin non essentiel, nous mettrions en place une bannière de consentement avant tout dépôt.

Notre service de rappels et de confirmations (côté client commerce) peut, par contre, déposer des cookies sur l'interface privée d'administration ; ceux-ci sont décrits dans la documentation technique fournie au client.

Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l'évolution de nos pratiques, de nos sous-traitants ou des exigences légales. La version en vigueur est celle publiée à cette adresse, avec sa date de mise à jour. Pour les modifications importantes, nous en informons activement les commerces clients par courriel.

Pour nous joindre

Pour toute question relative à cette politique ou à vos renseignements personnels, écrivez à estelle@aurendezvous.ca. Les coordonnées postales complètes de l'entreprise se trouvent dans nos conditions d'utilisation.